Corporate Compliance für Außenhandel und Zollabwicklung

Ein Wegweiser zur Gestaltung einer unternehmensweiten, rechts- und verfahrenskonformen Geschäftsprozesslösung in der internationalen Industrie

cbs-Fachartikel | E-3 Magazin, Ausgabe März 2008

graues Quadrat Quelle:
E-3 Magazin März 2008, Seite 62, Management
Herausforderung GRC: Textversion E-3 Magazin 03/2008 (PDF 80 KB)

Zu Recht erfährt kaum ein Themenfeld in der Fachpresse eine so starke Aufmerksamkeit wie das Thema Governance, Risk and Compliance (GRC). War bisher meist nur denjenigen europäischen Unternehmen, die an der New-York-Stock-Exchange gelistet waren und somit den Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act entsprechen mussten, der Themenkreis vertraut, ändert sich nun auch in Europa die Ausgangssituation. Mit der Verpflichtung zur elektronischen Ausfuhranmeldung müssen alle exportierenden Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um veränderten gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Es ist keine neue Erkenntnis, dass Geschäftsprozesse im Hinblick auf die neue EU-Zollkodexdurchführungsverordnung auf den Prüfstein gestellt werden müssen. Allerdings herrscht in der Praxis häufig Unklarheit darüber vor, welche konkreten Herausforderungen in diesem Zusammenhang zu bewältigen sind.

Dies liegt auch daran, dass der Themenkomplex GRC oft mit dem Anspruch aufgegriffen wird, ihn als Ganzes abzuarbeiten. Es werden allumfassende GRC-Konzepte formuliert, die allerdings keine Ansatzpunkte liefern, wie sie in operative Prozesslösungen überführt werden können. Deshalb verfolgt dieser Beitrag eine umgekehrte Herangehensweise:
Beispielhaft für die GRC-Herausforderungen von Industrieunternehmen werden die Implikationen konkretisiert, die aus der letzten EU-Zollkodexreform hervorgehen. Die Notwendigkeit zur elektronischen Zollanmeldung bei der Ausfuhr verlangt eine sorgfältige Prüfung der Rechtmäßigkeit (Compliance) des Vorgangs gemäß internationaler Vorgaben, beispielsweise anhand von Boykottlisten mit terrorverdächtigen Personen, Organisationen und Vereinigungen. Das betrifft zwar einerseits nur einen kleinen Ausschnitt des GRC-Komplexes. Andererseits kann eine fachlich fundierte und in den logistischen Prozessen sinnvoll verankerte Compliance-Lösung den Auftakt zur Gestaltung eines umfassenderen, unternehmensweiten Compliance-Programms bilden.

Zunächst werden gesetzliche Vorgaben und deren Entwicklungsrichtung in internationaler Perspektive erläutert. Im Anschluss daran wird der Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte (ZWB) - das „Prüfsiegel“ als sog. Sicherer Markteilnehmer – erläutert, da die Zertifizierung nach diesem Standard eine zentrale Entwicklungslinie im internationalen Handel bildet. Anhand einer Compliance-Lösung für den Außenhandel, also anhand des Weges zur Zertifizierung, lässt sich zudem exemplarisch aufzeigen, wie vielschichtig Anforderungen an GRC-Lösungen typischerweise sind.

Änderung des Zollkodex: Handlungszwänge für Unternehmen
Mit der sog. „e-zoll-Entscheidung“ wurde für die Mitgliedsstaaten der EU bindend, ihre Zollverwaltungen zu vereinheitlichen und auf elektronische Verfahren umzustellen. Die papierbasierte Zollmeldung wird ab 01.07.2009 EU-weit vollständig durch eine elektronische Meldung ersetzt. Mit der Einführung des elektronischen Verfahrens wird die Möglichkeit geschaffen, den grenzüberschreitenden Warenverkehr effizienter abzuwickeln, und aus Sicht der Zollbehörden können die Warenströme in und aus der EU effektiver kontrolliert werden.

Implikationen der Verfahrensänderungen für Industrieunternehmen:

Nicht alleine das Medium der Meldung ändert sich, auch der Zeitpunkt, zu dem die Zollmeldung erfolgen muss, wird nach vorne verlagert und mit ihm gleichzeitig der Umfang der zu meldenden Daten. Entsprechend dieser Vorgaben müssen die Prozessschritte für die Zollmeldung angepasst werden. Für eine zu genehmigende Ausfuhr muss unter anderem die Ausfuhranmeldung so rechtzeitig erfolgen, dass die Ausfuhrgenehmigung und die Überlassung vorliegen, bevor die Güter das Werksgelände verlassen.
Die Zollbehörden haben ein Bewertungssystem geschaffen, mit dem sie Unternehmen ein Risikoprofil zuordnen. So können unvollständige oder risikobehaftete Daten bei der Zollmeldung das Risikoprofil negativ beeinflussen. Der Begriff Zollrisikoanalyse (ZORA) bezeichnet den Algorithmus, der die elektronischen Ausfuhranmeldungen auf potentiell illegale Vorgänge prüfen kann. Entsprechend wichtig ist die unternehmensinterne Compliance-Prüfung vor Abgabe der Ausfuhranmeldung. Die Kenntnis über die zollrechtliche Relevanz der Außenhandelsprozesse im Unternehmen, deren Dokumentation sowie die Kontrolle dieser Vorgänge fließen ebenfalls in die Bewertung ein. Die Zollbehörden behalten sich für den Fall eines ungünstigen Risikoprofils vor, Zollmeldungen des Unternehmens intensiver zu prüfen. Es drohen Verzögerungen in der Abwicklung. Gleichermaßen steigt die Wahrscheinlichkeit einer Zollprüfung, welche durch fachliche Kompetenz und lückenlose Dokumentation der Prozesse beschleunigt werden kann.
Handlungsdruck besteht hinsichtlich der IT-Lösung für die elektronische Meldung. Der Deutsche Zoll listet Software-Tools von über 50 Anbietern. Diese unterscheiden sich stark in Funktionsweise und –umfang. Die Entscheidung über die einzusetzende IT-Lösung hängt von der Bedeutung außenhandelsrelevanter Vorgänge im Unternehmen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens selbst ab.

ZWB-Zertifizierung: Secure-Supply-Chain-Readiness als strategischer Wettbewerbsvorteil
Bei der Lösungsauswahl stehen Unternehmen am Scheideweg: Sollen die IT-Systeme um ein schlankes Add-On erweitert werden, das die notwendige Funktionalität liefert oder soll stattdessen eine skalierbare Prozesslösung mit vergleichsweise hohen Kosten angestrebt werden. Falls eine umfassende Lösung angestrebt wird, muss geklärt werden, welcher zusätzliche Nutzen erwartet werden kann und was im Hinblick auf den Implementierungsaufwand beachtet werden muss. Hier ist es sinnvoll, die Rahmenbedingungen des internationalen Handels und deren Entwicklung genauer zu betrachten.

Im Zuge der Kontrolle der Warenströme in die bzw. durch die USA, wurde das C-TPAT (Custom Trade Partnership against Terrorism) Programm ins Leben gerufen. Hierbei handelt es sich um eine sog. Public-Private-Partnership, bei dem die teilnehmenden Unternehmen wesentliche Kontrollen ihrer Warenbewegungen selbst durchführen und dafür Erleichterungen bei den Kontrollen ihrer grenzüberschreitenden Warenbewegungen erhalten. Die US-Zollbehörden streben die Internationalisierung dieses Konzepts an. Dieser Status findet seine Entsprechung innerhalb der EU im sog. „Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten“ (ZWB). Zurzeit verbürgt eine solche Zertifizierung Vorteile in der Zollabwicklung, langfristiges Ziel ist es allerdings, möglichst alle Unternehmen nach diesem Compliance-Standard zu bewerten. Es ist zu erwarten, dass zukünftig Vereinfachungen nur noch als ZWB erworben werden können. Hinter der Internationalisierung des ZWB steht darüber hinaus die Zielvorstellung, Unternehmen nur dann vollständig zu zertifizieren, wenn auch deren Geschäftspartner die Sicherheitsstandards erfüllen, also eine Secure Supply Chain etabliert ist. Insbesondere große Unternehmen werden diesen Aspekt in ihre Auftragsbedingungen aufnehmen.
Die Elemente einer ZWB-Zertifizierung schließen eine Fülle zu realisierender Anforderungen ein. Sie umfasst unter anderem auch die bereits angesprochenen Aspekte: Kenntnis der eigenen Außenhandelsprozesse, Fachwissen in Zollfragen, gesicherte Prozesse und Daten, ein sicheres Werksgelände sowie umfangreiche Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen. Berücksichtigt man, dass exportorientierte Unternehmen in mehreren Standorten eine große Zahl teilweise sehr komplexer Prozesse unter Compliance-Gesichtspunkten überprüfen, dokumentieren und ggf. anpassen müssen, kommt man auch aus ökonomischen Gesichtspunkten nicht länger umhin, dieser Herausforderung ein umfassendes Programm auf der Basis einer skalierbaren IT-Lösung entgegenzusetzen.

Welches sind die Dimensionen, die bei der Etablierung einer Compliance-Lösung für die Außenhandelsprozesse berührt werden und wie lässt sich diese Lösung sinnvoll in Angriff nehmen?

Zoll- und fachverfahrensrechtliches Know-how, Prozessgestaltung und Datenmanagement

Mitarbeiter des Unternehmens müssen zollfachlich qualifiziert werden. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die außenhandelsrelevanten Vorgänge in einem Funktionsbereich mit hinreichender Prozesskenntnis zu bündeln.
Die Prozessabläufe müssen so gestaltet sein, dass dem Missbrauch von Entscheidungsbefugnissen ein Riegel vorgeschoben wird. Segregation of Duties (SoD), also das Splitten eines Prozesses in mehrere Teilvorgänge und die Verteilung der Verantwortlichkeit auf verschiedene Personen, ist hier ein probates Mittel. Abhängig vom Grad des Missbrauchspotentials eines Vorgangs muss mittels Monitoring die Intervention sichergestellt sein. Die Analyse der Prozesse und die Bewertung ihres Risikopotentials stellen den wesentlichen Bestandteil des Reengineerings dar.
Das Datenmanagement ist eng mit der Prozessgestaltung verschränkt. Soll verhindert werden, dass bestimmte Positionen beispielsweise in Stammdaten ohne entsprechenden Genehmigungsschritt verändert werden können, bedeutet dies, dass ggf. neue bereichsübergreifende Prozesse oder völlig neue Funktionsbereiche zur Stammdatenpflege geschaffen werden müssen.

Die jeweils individuelle Prozesslandschaft eines Unternehmens ist maßgebend dafür, ob, wo und wie viel Handlungsbedarf besteht. Diesen zu identifizieren ist Voraussetzung für die Konzeption des Implementierungsprojekts, welche im Folgenden idealtypisch skizziert wird:

Es ist zu überprüfen, welche zollrechtliche Bedeutung die Außenhandelsvorgänge haben. Insofern kein dezidiertes zollrechtliches Know-how vorliegt, muss mit zollfachlicher Beratung die Relevanz der Import- und Export-Vorgänge korrekt eingeordnet werden.
Dann erfolgt die Bewertung, welcher Vorgang aus Sicht des Unternehmens die erfolgskritischste Bedeutung hat. Dies ist i.d.R. das am häufigsten vorkommende Verfahren. An diesem sollte die Implementierung ansetzen.
Dem Prozess-Redesign geht eine Analyse der Risikopotentiale in den Teilprozessen voraus. Sowohl Analyse als auch Prozessdesign setzen eine entsprechende Kenntnis von Missbrauchspotentialen und geeigneten Präventivkonzepten (z.B. SoD, Mehrstufige Genehmigungsverfahren, system inherent controls) voraus.
Wird die Umsetzung für einen Prozess sinnvoll mit externen Know-how-Trägern und internen Prozessverantwortlichen durchgeführt, wird zugleich der Wissenstransfer in das Unternehmen initiiert. Es wird auf diese Weise Wissen darüber aufgebaut, welchen Compliance-Gesichtspunkten jeder neu zu implementierende Prozess genügen muss.

Erfolgsfaktor Projektkonzeption
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Bewältigung von Compliance-Anforderungen im Außenhandelsumfeld liegt in der adäquaten, unternehmensspezifischen Projektkonzeption - und also vor der eigentlichen Realisierungsarbeit mithilfe geeigneter Software. Werden hier keine handwerklichen Fehler gemacht, ist der Weg geebnet zur unternehmensweiten Gesamtlösung. Der Erfolg der Implementierung ist dann „nur noch“ abhängig von der richtigen Einführungsmethodik und dem Know-how der umsetzenden Einheiten: von Fachbereichen, IT und von kompetenten externen GRC-Beratern.

Die cbs Corporate Business Solutions hat in Zusammenarbeit mit ihrer Muttergesellschaft MATERNA ein auf SAP-Anwenderunternehmen fokussiertes Beratungsprogramm entwickelt, welches von der Zoll- und Logistikberatung bis hin zur Konzeption und Implementierung einer unternehmensweiten Compliance-Lösung umfassende Unterstützung im Außenhandels- und Zollumfeld bietet.

Im Rahmen der Workshopreihe Fit for Future besteht für interessierte Industrieunternehmen darüber hinaus die Gelegenheit, das cbs Corporate Compliance Program Global Trade & Customs Management im Detail kennenzulernen.

Weiterführende Informationen zum cbs Corporate Compliance Program erhalten Sie telefonisch über die Abteilung Marketing & Corporate Sales in der Firmenzentrale Heidelberg.