Wie die cbs-Experten eine komplexe Anforderung der Behörden umsetzten, Lieferungen online nachverfolgen zu können.
Rechtliche Änderungen in der digitalen Compliance sind wie Änderungen im wirklichen Leben, sie kommen in verschiedenen Formen und Formaten. Einige sind eher klein und vergleichsweise leicht zu bewältigen. Andere sind komplizierter, sehr weitreichend und können das halbe Leben auf den Kopf stellen. Außerdem kann Manches schnell und unerwartet kommen, während man sich auf andere Aufgaben ganz in Ruhe vorbereiten kann.
Mexiko hat einen langen Weg digitaler Compliance-Anforderungen hinter sich, die sich derzeit aus E-Accounting, E-Invoicing und E-Payment zusammensetzen – alle mit dem Ziel, die Aktivitäten auf dem Schwarzmarkt, die Steuerhinterziehung und andere illegale Machenschaften zu bekämpfen. Dennoch gibt es immer noch eine beträchtliche Anzahl von Personen und Unternehmen, die einfach Waren versenden und keine Rechnung ausstellen, wodurch sie die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung umgehen und dadurch die steuerliche Situation im gesamten Land weiter verschlimmern.
Dies führte zu der Schlussfolgerung, dass Lieferungen elektronisch verfolgt werden müssen. Und so begannen die mexikanischen Behörden mit der Festlegung von Anforderungen für die elektronische Zustellung, Fachbegriff „Carta Porte“. Als diese Anforderung veröffentlicht wurde, sorgte sie in Mexiko, beim Handelspartner USA und auch bei Industriefirmen in Deutschland, Österreich und Schweden für große Aufregung. Die zentralen Fragen: Wann wird es verpflichtend? Wie können wir es praktisch umsetzen? Was genau ist dafür erforderlich? Kriegen wir das technisch überhaupt hin?
Ein Rädchen greift ins andere
„Auch bei uns cbs-Experten herrschte erstmal Unruhe und Nervosität. Doch, obwohl die neue Anforderung sich zunächst wie ein Mount Everest auftürmte, den es zu erklimmen galt, konnten wir schnell unsere Kräfte bündeln. Wir haben dann unsere reiche Erfahrung und unser technisches, rechtliches und verfahrenstechnisches Wissen genutzt, um einen Aktionsplan zu erstellen“, berichtet Jörg Mörs, Senior Consultant bei cbs.
Zuallererst galt es, die betroffenen cbs-Kunden über die bevorstehende Änderung zu informieren und sich ein klares Bild davon machen, wie viele von ihnen diese Anforderung tatsächlich erfüllen müssen.
Parallel dazu organisierte das cbs E-Invoice-World-Cloud-Entwicklungsteam einen Notfallplan, um diese kurzfristige Anforderung zu bewältigen. Zeitgleich sammelte das ERP-Team alle möglichen Informationen, Pläne für die Umsetzung und andere Hinweise, um das Entwicklungsteam mit dem nötigen Input zu versorgen. Dieser Ansatz hat sich bewährt und es fühlt sich an, als ob ein Rädchen ins andere greift.
Nach einigen Wochen konnten wir schließlich eine Pilotversion an unseren ersten zufriedenen Kunden in Mexiko ausliefern. Sie begannen mit den Tests und wie bei jedem anderen ERP-Projekt konnten wir nach einigem Hin und Her sowohl die rechtlichen als auch die Kundenanforderungen zu 100 Prozent erfüllen. Alles war auf den Go-Live am 1. Dezember 2021 ausgerichtet, denn dies war das von den Steuerbehörden vorgegebene, rechtsverbindliche Datum.
Doch bei der digitalen Compliance gibt es manchmal ziemlich unangenehme Überraschungen. Etwa einen Monat vor Ablauf der gesetzlichen Frist kam die mexikanische Steuerbehörde (SAT) auf die Idee, die meisten Teile (Version 1.0) zu streichen und eine neue technische Richtlinie (Version 2.0) mit schrittweisen Änderungen zu veröffentlichen.
Das Gefühl schwankte zwischen „Ja, wir können loslegen“ und „Nein, wir müssen das meiste jetzt komplett neu machen“. Nach vorne schauen und anpacken – das war der einzig richtige Weg. „Nach einer kurzen Zeit des Jammerns und Fluchens, machten wir uns an die Arbeit, analysierten die neuen Anforderungen und entwickelten eine passende Lösung“, sagt Experte Mörs.
Lust auf einen spannenden Job im E-Invoice-Team?
Normalerweise sind solche „Schnellschüsse“ der Behörden (zunächst eine spezielle Anforderung, dann die kurzfristige Änderung dieser Anforderung, nur etwa einen Monat vor dem Go-Live) kaum zu verkraften. Da wir aber ein so gutes Team haben, in dem jeder die Extrameile gehen will und die Vision der cbs teilt, konnten wir in den letzten Jahren viele, viele schwierige Situationen meistern, anspruchsvolle Kunden beraten und komplexe Anforderungen in passende Lösungen gießen. Ohne die gute Chemie innerhalb des Teams wären diese Erfolge nicht möglich gewesen.
Unser digitales Compliance-Team ist immer auf der Suche nach motivierten Menschen, die einen dynamischen Arbeitsplatz mögen. Es gib viele Entwicklungsmöglichkeiten, immer wieder neue Aufgaben und eine Gruppe, die sich aus entspannten, bodenständigen Menschen zusammensetzt. Neugierig? Dann gibt es hier mehr Informationen.
