Es wird geschätzt, dass für rund 50.000 SAP-Installationen weltweit ein Übergang zu S/4HANA unmittelbar bevorsteht. Egal, ob ein Unternehmen völlig neue Prozesse einführt oder bestehende anpasst – es ist entscheidend, dass eine solche geschäftskritische Transformation so minimal invasiv wie möglich gestaltet wird, unter Einsatz leistungsstarker Spezialsoftware. Andernfalls besteht das Risiko erheblicher geschäftlicher Auswirkungen mit Verlusten in Millionenhöhe.
Ein typisches Szenario innerhalb der Branche: Ein deutsches Unternehmen aus der Fertigungsindustrie möchte S/4HANA als Greenfield-Projekt implementieren. Die Anwendungsvorlage ist nahezu fertig. Alles ist bereit für das erste Rollout-Projekt. Das gesamte Programm, einschließlich des Zeitplans, ist fixiert. Die sechs SAP-Systeme sollen in mehr als 20 Einzelprojekten nacheinander ersetzt werden. Rund 30 internationale Tochtergesellschaften sind betroffen. Die Umstellung muss zügig und vor allem reibungslos erfolgen. Idealerweise sollte der Wechsel auf das neue ERP-System für Kunden und Partner unbemerkt verlaufen. Das ist wichtig – denn die Auftragsbücher sind voll. Das renommierte Unternehmen ist außerdem Teil einer übergeordneten Lieferkette. Die entscheidende Frage lautet: Wie bringt man die Daten aus den Quellsystemen in die neue Zielumgebung? Laut IT-Abteilung ist Migration die Antwort – eine klassische und mühsame Aufgabe für die Offshore-Kollegen. Doch dann mischt sich das Top-Management ein: Sind wir auf dem richtigen Weg? Haben wir unsere Transformation zu S/4 ausreichend detailliert geplant? Welche realen Risiken ergeben sich für unser Geschäft aus diesem historischen Cutover?
Inkonsistenzen nach einer klassischen Migration
Für viele Unternehmen sind die letzten Monate vor der Transformation meist hart. Zum Zeitpunkt der Umstellung darf es nur sehr wenige offene Posten geben. Viele Lieferantenrechnungen werden daher deutlich früher als unbedingt notwendig bezahlt, lange vor dem Zahlungstermin. Für einen gewissen Zeitraum müssen Transaktionen doppelt durchgeführt werden. Sollten neue Projekte noch im alten System angelegt werden? Nur wenn unbedingt notwendig. All dies verursacht Kosten und wirkt sich auf die Geschäftsleistung aus. Bei der Nutzung klassischer Migrationstools müssen offene Aufträge und Lieferungen storniert, offene Posten ausgebucht werden – ein massiver Eingriff ins Geschäft. Später müssen all diese Aktivitäten im neuen System erneut durchgeführt werden, um die Transaktionen fortzusetzen. Oft dauert es Monate, bis die Inkonsistenzen im neuen System behoben und die vielen kleinen Reibungsverluste verschwunden sind.
Worst-Case-Szenario: Pause bei internationalen Lieferungen
Bei einer klassischen Migration muss man vorbereitet sein. Es ist sehr wahrscheinlich, dass es vorübergehend zu Produktivitätseinbußen oder sogar Stillständen in einzelnen Bereichen kommt. Um genügend Zeit zu haben, kritische Prozesse zu überprüfen und Probleme zu korrigieren, ist eine 70-prozentige Reduzierung der Lieferungen für ein paar Tage nicht ungewöhnlich. Im schlimmsten Fall kann es mehrere Tage lang unmöglich sein, Waren auszuliefern. Ein Fortune Global 500-Kunde hat kürzlich berechnet, dass dieser Ausfall schnell zu Umsatzeinbußen von mehreren Millionen Euro führen kann! Die Frage lautet: Was bedeutet dies für das Unternehmen als Ganzes und die gesamte Lieferkette? Kein globales Unternehmen kann sich ein solches Worst-Case-Szenario leisten. Eine minimal-invasive Umstellung auf S/4 mit maximaler Prozesskontinuität sollte daher das Ziel sein: Mit dem richtigen Migrationsansatz, einer auf Geschäftsprozesse zugeschnittenen Strategie und der speziellen cbs ET Enterprise Transformer Software kann der Übergang zur neuen ERP-Plattform nahezu ohne Ausfallzeiten realisiert werden. Dokumente werden in jedem Status übertragen. Die Benutzer melden sich freitags vom SAP ECC-System ab. Wenn sie montags zurückkehren und sich im neuen S/4-System anmelden, können sie genau dort weitermachen, wo sie im Altsystem bei offenen Aufträgen, Lieferungen, Rechnungen oder Projekten aufgehört haben. Wenn nach dem Go-Live alles reibungslos läuft, atmen Projektleiter und CIO erleichtert auf. Schließlich ist die Geschäftskontinuität für große Konzerne ein zentrales Thema. Es ist wichtig, die Produktion hoch zu halten und schwere Schäden oder verheerende Verluste durch anhaltende Betriebsunterbrechungen während der Migration zu vermeiden. Kernprozesse stehen hier im Fokus und sind von entscheidender Bedeutung für die Erreichung der Unternehmensziele. Ein Scheitern kann die Existenz eines Unternehmens auf dem globalen Markt gefährden.
Welche Tools eignen sich am besten für SAP S/4HANA?
cbs ET ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen beschleunigten SAP S/4HANA-Umstellung. Die über die Jahre kontinuierlich weiterentwickelte Software reduziert die oben genannten Risiken auf ein absolutes Minimum. Die heute eingesetzte cbs-Standardsoftware basiert auf Erfahrungen aus mehr als 2.000 internationalen Transformationsprojekten – in Europa, den USA, Südamerika, Indien, China und Singapur. Natürlich gibt es auch andere Tools für die Datenmigration; doch nur wenige sind in irgendeiner Weise wirklich S/4HANA-ready. SAP hat seine etablierte LSMW-Migration eingestellt und das S/4HANA Migration Cockpit als Nachfolger eingeführt. Dieses Tool ist jedoch noch nicht ausgereift, insbesondere bei der Migration großer Datenmengen. Eine weitere Alternative ist SAP Data Services mit Rapid Deployment Solutions – ein erworbenes Tool, das klassische ETL-Funktionalitäten (extract, transform, load) bietet. Alle diese Ansätze haben jedoch denselben Nachteil: langsame Datenverarbeitung mit transaktionalen Methoden (BAPI oder IDoc). Die Übertragung von Transaktionsdaten in beliebigem Prozessstatus ist mit diesen Tools nicht möglich!
Übertragung von Transaktionsdaten in jedem Prozessstatus
Welche Daten sollten also aus den Altsystemen übertragen werden? Wie viel Historie wird benötigt, um nahtlos im neuen System weiterarbeiten zu können? In den meisten Fällen ist es intelligenter, nicht einfach alle Daten mitzunehmen. Denn Systeme, die über Jahre gewachsen sind, enthalten oft organisatorische Einheiten, die veraltet sind. Mit ET ist der Transformationsumfang daher flexibel und kundenspezifisch: Die gesamte Historie kann nur aus einem bestimmten Zeitraum übertragen werden (z. B. der letzten 3 Jahre), oder die Daten können auf bestimmte organisatorische Einheiten oder ausgewählte Geschäftsprozesse begrenzt werden. Im Gegensatz zu den oben genannten Tools beherrscht das cbs ET mit seiner Direct-Update-Technologie die Übertragung von Transaktionsdaten in jedem Prozessstatus.
Positives Beispiel Viessmann Gruppe
Die hervorragende Prozesskontinuität und die stark reduzierten Reibungsverluste während der Umstellung ermöglichen es, ambitionierte Big-Bang-Go-Lives für große Konzerne mit vielen nationalen Unternehmen zu realisieren, wie der selektive Transformationsansatz der Viessmann Gruppe zeigt. Zeitpläne und Roadmaps für die S/4-Umstellung können dadurch deutlich verkürzt und gestrafft werden – Effektivität und Geschwindigkeit, die den Unternehmen letztlich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
