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Schätzungsweise rund 50.000 SAP-Installationen weltweit steht ein Umstieg auf S/4HANA bevor. Egal, ob mit komplett neuen Abläufen oder mit adaptierten Alt-Prozessen – eine solche geschäftskritische Transformation gilt es möglichst minimal-invasiv zu gestalten, und zwar mit Hilfe einer leistungsfähigen Spezialsoftware. Andernfalls droht ein massiver Business Impact mit Millionenausfällen.
Ein typisches Szenario in der Industrie: Ein süddeutscher Maschinenbau-Konzern will S/4HANA einführen. Ein Greenfield-Projekt. Das Applikationstemplate ist so gut wie fertig. Jetzt stehen alle in den Startlöchern: Für das ersten Rolloutprojekt. Das Gesamtprogramm inklusive Timeline ist fixiert. Geplant ist die schrittweise Ablösung von sechs SAP-Systemen in mehr als 20 Einzelprojekten. Rund 30 Landesgesellschaften sind betroffen. Der Umstieg muss zügig und vor allem reibungslos über die Bühne gehen. Im Idealfall merken Kunden und Partner nichts vom Wechsel auf das neue ERP. Das ist wichtig. Denn, die Auftragsbücher sind voll. Das renommierte Unternehmen ist zudem Teil einer übergeordneten Supply Chain.
Die kritische Frage: Wie kommen die Daten aus den Quellsystemen in die neue Ziellandschaft? Migration – eine klassische Fleißaufgabe für die indischen Kollegen im Offshore Center, meint die IT. Doch dann mischt sich das Topmanagement ein: Sind wir auf dem richtigen Weg, ist unsere Transformation nach S/4 hinreichend geplant? Wie groß sind eigentlich die Risiken für unser Geschäft bei diesem historischen Cut-over?
Reibungsloser Go-Live sorgt für entspannte Gesichter
Was für viele Firmen gilt: Die letzten Monate vor dem Umstieg gestalten sich meist schwierig. Sie dürfen nur ganz wenige offene Posten zum Wechsel haben. Viele Lieferanten-Rechnungen werden also deutlich früher bezahlt als eigentlich notwendig, das Zahlungsziel wird nicht ausgeschöpft. Eine zeitlang müssen Vorgänge doppelt gepflegt werden. Noch im alten System neue Projekte anlegen? Nur im Notfall. Das alles verursacht Kosten und drückt die Business-Performance. Häufig sind bei Nutzung klassischer Migrationswerkzeuge offene Aufträge abzusagen, Lieferungen zu stornieren, offene Posten auszubuchen – ein massiver Impact für das Business. Später müssen alle diese Aktivitäten im neuen System erneut ausgeführt werden, um die Geschäfte fortzuführen. Häufig vergehen Monate, bis sich die Schiefstände im neuen System ausgewachsen haben und die vielen kleinen Reibungsverluste verschwunden sind.
Worst Case: Wenn der globale Warenversand plötzlich stillsteht
Bei einer klassischen Migration muss man gewappnet sein. Wahrscheinlich ist, dass die Produktivität in einigen Bereichen kurzfristig zurückgehen oder sogar ganz stillstehen wird. Um genügend Zeit dafür zu haben, kritische Prozesse zu überprüfen und fehlerhafte Abläufe zu korrigieren, wird der Versand für zwei Tage um 70 Prozent runtergefahren. Im schlimmsten Fall bedeutet dies, dass sie einige Tage gar keine Waren ausliefern können. Ein Kunde aus der Riege der Top-500 hat kürzlich ausgerechnet, dass dieser Stillstand schnell einen Umsatzverlust von mehreren Millionen Euro bedeuten kann ‒ allein im Zentralversand! Die Frage ist: Was bedeutet das dann erst für das Gesamtunternehmen und die komplette Lieferkette? Kein global operierendes Unternehmen kann sich ein solches Worst-Case-Szenario leisten.
Also sollte ein minimal-invasiver Umstieg auf S/4 mit maximaler Prozesskontinuität das Ziel sein: Mit dem richtigem Migrationsansatz, einer auf Business-Prozesse abgestimmten Strategie und der Spezialsoftware cbs ET Enterprise Transformer ist der Umstieg auf die neue ERP-Plattform im Near-Zero-Downtime-Verfahren realisierbar, praktisch ohne Ausfallzeiten. Dabei werden Belege in jedem Status übernommen. Am Freitag loggen sich die Anwender im SAP ECC System aus. Melden sich die User dann am Montag darauf im neuen S/4-System an, können sie genau da an ihren an offenen Bestellungen, Lieferungen, Fakturen oder Projekten weiterarbeiten, wo sie im Altsystem aufgehört haben. Funktioniert nach dem Go-Live alles reibungslos, atmen Projektleiter und CIO erleichtert auf. Denn, das Thema Business Continuity ist für Konzerne ein ganz zentrales. Es gilt, den Warendurchsatz hoch zu halten und ernsthafte Schäden oder vernichtende Verluste, etwa durch nachhaltige Betriebsstörungen bei einer Migration, zu vermeiden.
Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf den zum Kerngeschäft gehörenden Geschäftsprozessen. Diese sind für das Erreichen der Unternehmensziele von vitaler Bedeutung. Ein Ausfall kann den Bestand des Unternehmens im globalen Wettbewerb existentiell gefährden.
Welche Werkzeuge sind geeignet für SAP S/4HANA?
cbs ET ist der Schlüssel und Erfolgsgarant für den erfolgreichen S/4HANA-Umstieg in kürzester Zeit. Er minimiert diese Risiken auf ein Minimum. Denn das Werkzeug hat sich über die Jahre ständig weiterentwickelt. In der Standardsoftware steckt heute die Erfahrung aus mehr als 2.000 Transformationsprojekten – in Europa, USA, Südamerika, Indien, China und Singapur.
Natürlich gibt es andere Werkzeuge für die Datenmigration. Aber nur wenige sind überhaupt S/4HANA ready. SAP kündigt ja die altgediente LSMW-Migration auf. Der Nachfolger heißt S/4HANA Migration Cockpit. Diesem Werkzeug fehlt es aber noch am Reifegrad, gerade bei der Migration großer Datenmengen. Weitere Alternative: SAP Data Services mit Rapid Deployment Solutions – ein zugekauftes Tool, das die klassischen ETL-Funktionalitäten (Extract-Transform-Load) beherrscht. Die Krux: Für alle genannten Ansätze gilt das altbekannte Limit: Langsame Verarbeitung der Daten mit transaktionalen Methoden (BAPI oder IDOC). Übernahme transaktionaler Daten in jedem Zustand? Fehlanzeige!
Übernahme von Daten in jedem Prozess-Status
Welche Daten sollen aus den Altsystemen übernommen werden? Wieviel Historie wird benötigt, um unterbrechungsfrei im neuen System weiterarbeiten zu können? Meist ist es schlauer, nicht einfach alle Daten mitzunehmen. Denn in jahrelang gewachsenen Systemen gibt es oft Organisationseinheiten, die längst obsolet sind. Beim ET wird daher der Umfang der Transformation kundenindividuell und flexibel festgelegt: Ob als komplette Historienübernahme oder mit zeitlicher Abgrenzung (etwa 3 Jahre), über definierte Organisationseinheiten oder auf Basis selektierter Geschäftsprozesse. Im Gegensatz zu den oben genannten Werkzeugen beherrscht der cbs ET mit seiner Direct-Update-Technologie die Übernahme von transaktionalen Daten in jedem Prozessstatus.
Vorbild Viessmann Group
Durch die hohe Prozesskontinuität und damit stark reduzierte Reibung beim Übergang werden ambitionierte Big-Bang-Go-Lives für Großkonzerne mit vielen Landesgesellschaften realisierbar, wie beim selektiven Transformationsansatz der Viessmann Group. So werden deutlich kürzere Programme und straffe Roadmaps möglich – diese Effektivität und Schnelligkeit beim S/4-Umstieg wird für die Unternehmen zum Wettbewerbsvorteil.
