Seit über 100 Jahren steht die Westfalen-Gruppe als traditionsreiches Familienunternehmen für kontinuierliches Wachstum und Innovation. Mit dem markanten weißen Ross auf rotem Grund ist sie in den Bereichen Technische Gase, Kälte und Wärme, Tankstellen und Mobilität sowie respiratorische Heimtherapie aktiv – und setzt dabei konsequent auf modernste Finanz- und Geschäftsprozesse. Im Rahmen des Projekts ONE Finance und im Zuge der Vorbereitungen für die Implementierung von SAP S/4HANA schafft das Unternehmen die Basis für eine präzise, segmentorientierte Unternehmenssteuerung.
Mit rund 2.200 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 2,25 Milliarden Euro im Geschäftsjahr 2023 operiert das 1923 in Münster gegründete Familienunternehmen heute an über 20 Produktionsstandorten in Europa. Diese Erfolgsgeschichte wäre jedoch nicht ohne kontinuierliche Innovation und Anpassung an neue Marktbedingungen möglich gewesen. Wie zum Beispiel mit dem Projekt ONE Finance, das die digitale Transformation der Westfalen-Gruppe unterstützt.
Das Unternehmen sieht sich systemseitig vor der Aufgabe, von SAP R/3 auf SAP S/4HANA zu wechseln. Um den Anforderungen eines sich wandelnden Geschäftsumfelds optimal zu begegnen, legte Westfalen einen besonderen Fokus darauf, Finanz- und Geschäftsprozesse frühzeitig bereits in SAP R/3 zu modernisieren.
Schrittweise Implementierung für nachhaltigen Erfolg
Die Entscheidung einer schrittweisen Vorgehensweise durch Implementierung des Neuen Hauptbuchs (New GL) noch im aktuellen SAP R/3, war zudem davon motiviert, die Umstellung auf SAP S/4HANA vorzubereiten und damit Risiken zu minimieren. Dies ermöglicht es dem Unternehmen auch, schon vor dem Umstieg von den verbesserten Finanzdaten zu profitieren. „Wir haben verschiedene Optionen für die Einführung des SAP New General Ledger (New GL) durchgespielt und uns letztlich für eine Einführung im SAP R/3 mit unserem Migrationspartner cbs entschieden, um so den Umstieg auf SAP S/4HANA zu entzerren. Zugleich wollten wir die Chance im Rahmen des Projekts ONE Finance nutzen, unseren Kontenplan zu verschlanken und unser neues Steuerungskonzept mit Leben zu füllen“, erklärt Tilman Heise.
Tests und Anpassungen für eine erfolgreiche Umstellung
Mehrere Testzyklen, darunter Unit-Tests, Integrationstests und Performance-Tests, wurden durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Migration innerhalb des geplanten Zeitrahmens erfolgreich durchgeführt werden konnte. Das bedingte auch Optimierungen der Hardware im Vorfeld der Umstellung: „Wir haben gemeinsam mit unseren Dienstleistern an der System-Performance gearbeitet, damit die Migration am geplanten Wochenende reibungslos verläuft“, erklärt Tilman Heise.
Erfolgsfaktor Teamwork
Das Kernteam umfasste Mitarbeitende aus den Bereichen Controlling, Finance & Accounting und IT. Ergänzt wurde dieses Team durch den Migrationspartner cbs und weitere externe Beratende. Die enge Zusammenarbeit und frühzeitige Einbindung der Fachabteilungen waren entscheidend für den Projekterfolg.
