Bestellungen gelangen über E-Mail, Fax oder sogar auf dem Postweg ins Unternehmen. Vertriebspostfächer laufen voll, Faxe werden eingescannt, Briefe geöffnet und mühsam manuell erfasst. In Zeiten von digitalem B2B-Commerce wirkt dieser Prozess nicht nur veraltet – er kostet Zeit, Geld und Nerven.
„Was soll ich mit 100 Paletten Bier? Ich habe doch nur 10 Kästen bestellt!“
In diesem Artikel geht es darum, wie cbs AID Fehler bei der Extraktion vermeidet, damit tatsächlich geliefert wird, was bestellt wurde.
Mit cbs AID (Advanced Integration of Documents) automatisiert cbs den gesamten Prozess der Bestellverarbeitung – von der Erkennung bis zur Integration in das ERP-System. Die Lösung basiert auf modernster KI-Technologie und umfasst drei wesentliche Schritte:
1. Dokumenteneingang
Bestellungen erreichen ein Unternehmen auf den unterschiedlichsten Wegen, häufig über ein dediziertes Postfach. Bei einem allgemeinen Vertriebs-Postfach wird dafür eine Mailklassifizierung implementiert, die tatsächliche Bestellungen herausfiltert.
Pro Bestellung werden dann die Inhalte der Nachricht samt Anhängen für die Extraktions verwendet – das schließt auch längere Konversationen ein, die bei Rückfragen zur Bestellung oder Korrekturen entstehen. Gelangen Bestellungen per Fax oder Brief ins Unternehmen, erreichen sie cbs AID in der Regel über eine automatisierte API-Integration oder einen nutzergesteuerten Massenupload.
Bei Bedarf kann die Lösung auch manuelle Prüfungen und Eingriffe ermöglichen, je nach den vom Kunden festgelegten Parametern.
Dokumente verstehen:
Rechnungen beinhalten oft handschriftliche Elemente und lange Listen. Dieser Umstand macht eine Extraktion herausfordernd. Hier greift der standardmäßige cbs AID – Prozess, bestehend aus den Modulen Dokument lesen und Dokument verstehen.
Dokumente lesen:
Zuerst werden alle eingehenden Dokumente normalisiert. Rotationsfehler werden behoben, Texte auf Scans ausgelesen und verschiedene Dokumentformate standardisiert. Dadurch entsteht unabhängig von der Form des Eingangsdokument eine konsistente Basis für die Weiterverarbeitung.
2. Dokumente verstehen
cbs AID basiert auf einem KI-Agenten, der einen Mensch beim Verständnis des Dokuments nachahmt. Ein KI-Agent hat immer ein übergeordnetes Ziel, hier die Extraktion komplexer Daten. Um dieses Ziel zu erreichen, hat der KI-Agent Tools an der Hand, die ihm beispielsweise erlauben wichtige Bereiche auf Dokumenten zu vergrößern oder lange Tabellen verlässlich zu interpretieren. Zusätzlich erhält der KI-Agent Instruktionen, die auf die Bestellungen und Besonderheiten des jeweiligen Bestellprozesses eingestellt sind. Diese Instruktionen sind vergleichbar mit einer Dokumentation, die man einem neuen Mitarbeiter geben würde, der die Aufgabe hat Bestellungen zu verarbeiten.
Durch diesen kognitiven Ansatz erzielt cbs AID Extraktionsquoten von über 99%. Außerdem ist dieser Ansatz viel robuster, da Formatänderungen keine Anpassung des Prozesses erfordern.
3. Integration ins System
Bei der Integration ins Zielsystem wird es besonders spannend. Artikelnummern, Mengen und Preise müssen bestmöglich validiert werden, um Extraktionsfehler zu vermeiden.
Zuerst werden die extrahierten Artikelnummern überprüft. Es wird geschaut ob diese im Zielsystem existieren. Sollten nur Artikelnummern des bestellenden Kunden aufgelistet sein, wird im System geprüft, ob diese zu internen Artikelnummern zugeordnet werden können.
Anhand der Artikelnummern können die verfügbaren Mengen und Preise aus dem System des Lieferanten validiert werden. Jetzt gilt es zu prüfen, ob die Mengen und Mengeneinheiten im Verhältnis zu den Preisen Sinn ergeben. Kunden halten sich in ihrer Mengeneinheitsbezeichnung häufig nicht an Vorgaben des Lieferanten, aber diese Abweichungen können in diesem Überprüfungsschritt meistens automatisiert geklärt werden.
Natürlich spielen in der Validierung auch eindeutig definierte Regeln eine wichtige Rolle. Beispielsweise können Bestellungen ab einem gewissen extrahierten Lieferumfang oder von bestimmten Kunden vor der Anlage als Sales Order noch verpflichtend an einen Menschen weitergeleitet werden.
Fazit
cbs AID erreicht durch den Einsatz von modernster KI-Technologie Extraktionsraten von über 99%. Eine 100%-ige Extraktionsrate kann nie garantiert werden. Deshalb ist die Einbindung von regelbasierten Validierungsschritten nach der Extraktion die perfekte Lösung und ermöglicht einen automatisierten Prozess, der nur in Ausnahmefällen menschlicher Interaktion bedarf.
Dementsprechend bietet der Einsatz von cbs AID unseren Kunden folgende Vorteile:
- Kosteneinsparungen durch Automatisierung
- Entlastung der Fachabteilung: Mitarbeitende werden von monotonen Aufgaben befreit und können sich auf Sonderfälle konzentrieren
- Minimierung von Fehlern
- Schnelle Skalierbarkeit auf weitere Dokumenttypen im Unternehmen
Unsere Lösung ist nicht auf Eingangsrechnungen und Bestellungen beschränkt. Sie kann auf alle anderen Dokumenttypen wie Zahlungsavis, Langzeitlieferantenerklärungen, Produktdaten, Lieferscheine und Sicherheitsdatenblätter angepasst werden.
Vision
Wir sprechen in diesem Fall von einem durch KI automatisierten Prozess. Der nächste Meilenstein ist ein auf KI ausgerichteter Prozess. Konkret bedeutet das hier, dass der gesamte Prozess rund um die Bestellverarbeitung von der KI übernommen würde, beispielsweise auch Kommunikation mit dem Kunden. Fehlen Informationen oder sind inkorrekte Informationen auf der Bestellung, nimmt die KI den Kontakt per E-Mail mit dem Kunden selbst auf und ruft nur menschliche Hilfe, wenn es absolut nötig ist.
Wir integrieren jedes komplexe, für Menschen lesbare Dokument in SAP.
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