Das global operierende Schweizer Industrieunternehmen SFS Group AG (13.500 Mitarbeiter, rund 2,74 Mrd. CHF Umsatz, 140 Gesellschaften in 35 Ländern) mit Sitz in Heerbrugg (Kanton St. Gallen) hat sich zum Ziel gesetzt, eine komplett neue digitale globale Lösungsplattform 2025 auf Basis von SAP S/4HANA zu implementieren.
Dabei geht es um die Gestaltung digitaler End-2-End-Prozesse, die Harmonisierung der Unternehmensdaten und die Konsolidierung bestehender Systeme. Die Herausforderung besteht darin, die in den letzten 20 Jahren unter anderem durch Eigenentwicklungen entstandene Komplexität der Unternehmensprozesse zu reduzieren und die Prozesse weltweit zu vereinheitlichen. Die globale Standardisierung der Abläufe soll zu einer deutlich höheren Prozessqualität führen und für mehr Effizienz sorgen.
Mit einem selektiven Transformationsansatz nutzt SFS dabei die Chance auf einen Technologiewechsel von ECC 6.0 auf S/4HANA in Höchstgeschwindigkeit, ohne auf gewinnbringende Innovationen zu verzichten. Dabei werden die beiden bestehenden SAP ERP-Systemlinien zusammengeführt. SFS realisiert damit die nächste Generation einer Unternehmenslösung und wird zum Vorreiter in puncto Digitalisierung. Übergeordnetes Ziel ist es dabei, eine Geschäftsprozessplattform so zu gestalten, dass sie das Geschäft global unterstützt und Innovationen für neue Geschäftsmodelle genutzt werden können.
Globale Standardisierung der Konzernprozesse im SAP S/4HANA Umfeld
Die SFS Group ist in den vergangenen Jahren deutlich größer, internationaler und damit auch heterogener in ihrer Prozesswelt geworden – intern und auch übergreifend. Die Verantwortlichen haben sich daher strategische Ziele gesetzt, um die Organisation und die Abläufe den neuen Gegebenheiten anzupassen und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Dazu gehören: Vereinfachung und Standardisierung von Geschäftsprozessen, Erhöhung der Automatisierung und Sicherstellen der Prozessqualität, verbunden mit einer deutlichen Effizienzsteigerung.
SFS war klar: Die R/3-Systemlinie wird von SAP nur noch wenige Jahre unterstützt und die Transformation auf S/4HANA sollte als Weichenstellung genutzt werden. Schnell kam man zur Entscheidung, die beiden bestehenden SAP ERP-Systemlinien zu einem neuen, globalen System zusammenzuführen. Dadurch sollte es gelingen, die in den letzten 20 Jahren entstandene Komplexität der Prozesse zu reduzieren und weltweit zu vereinheitlichen.
„Wir wollten schnellstmöglich auf die neue SAP-Technologie umsteigen und die neueste Systemlinie einsetzen, um die Chancen für künftige Innovationen frühzeitig zu nutzen. Außerdem haben wir beobachtet, dass bei den geeigneten Beratungshäusern im Markt zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ausreichend Ressourcen verfügbar gewesen wäre“, erklärt Reto Buchli, Head of Corporate IT bei SFS.
SAP S/4HANA Transformation mit Selective Process and Data Transition
SFS entschied sich für die Selective Process and Data Transition. Die Entscheidung für ein selektives Vorgehen war mit dem Ergebnis der SAP-Baseline-Analyse, einer Art Transformationsstudie, gereift.
Vom Konzept zur Praxis: SAP S/4HANA Go-Live in 27 Ländern
SFS wählte einen hybriden Ansatz. „Wir gehen dabei schon in einer sehr frühen Phase in die Prozesswelt und bestimmen die Zukunft“, skizziert Buchli das Vorgehen.
Das Projektteam ging schon früh in das Prototypen-Design, um möglichst schnell etwas Handfestes zu haben. Dazu baute man früh eine Lösung im System, verifizierte diese und entwickelte daraus eine Vorlage. Der Ansatz verbindet Aspekte der klassischen Wasserfall-Projektarbeit mit denen der agilen Arbeitswelt. Die Phasen Vorbereitung, Proto-Design, Template-Design und Template-Pilot-Rollout bilden das Grundraster.
Diese ersten Etappen hat SFS dann auch bereits erfolgreich genommen. Der Go-Live des Systems für den Bereich Central Finance sowie für die Finanzbereiche von weiteren 28 Gesellschaften in insgesamt 27 Ländern und den Bereich Distribution & Logistics Schweiz verlief reibungslos. Alle Kernprozesse liefen weiter, die Kunden konnten weiterhin ohne Einschränkungen beliefert werden.
„S/4HANA ist ein Schlüsselprojekt – und ein erfolgreicher Go-Live war für die Division Distribution & Logistics Switzerland essenziell, damit wir die Lieferfähigkeit für unsere Kunden sicherstellen können. Die Relevanz und somit auch der Druck waren deshalb sehr hoch. Dank des großartigen Einsatzes aller Projektbeteiligten ging der Go-Live praktisch reibungslos über die Bühne. Mit diesem großen Schritt legten wir die Grundlage für eine künftige erfolgreiche Geschäftsentwicklung“, meint Iso Raunjak, Mitglied der Konzernleitung.
Nächste Phase der SAP S/4HANA Migration: 1,4 Milliarden Datensätze
In der nächsten Phase werden die logistischen Prozesse aller bisherigen SAP-Standorte (19 Länder, 37 Standorte) auf S/4HANA umgestellt. Für das Projektteam bedeutet dies u.a. auch, 1,4 Milliarden Datensätze innerhalb kürzester Zeit zu migrieren und zu validieren.
Learnings aus dem SAP S/4HANA Projekt bei SFS
Welche Learnings gab es für die SFS-Verantwortlichen?
„Es geht immer wieder darum, die richtigen Leute im Projekt zu haben, vor allem in dem Umfang, wie man sie braucht für den Erfolg. Oft ist es so, dass das Business genau diese Know-how-Träger nicht gerne hergibt. Sie werden gebraucht im Tagesgeschäft. Also ist es wichtig, rechtzeitig Gespräche zu führen, um diese Personen für eine gewisse Zeit aus ihrem Umfeld herauslösen zu können“, verdeutlicht Roland Tüscher.
SFS und cbs agieren jederzeit auf Augenhöhe.
„Wir haben eine äußerst partnerschaftliche, wertschätzende, aber auch pragmatische Zusammenarbeit. Das ist ein Aspekt, den wir in der Auswahlphase schon gespürt haben, denn die direkte Kommunikation mit cbs Schweiz ist uns ein sehr großes Anliegen. Wir können die Ziele nur gemeinsam erreichen und müssen dabei ständig auf neue, knifflige Situationen reagieren können. Und da ist es wichtig, wenn man ein gemeinsames Verständnis hat“, erklärt Tüscher.
